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Künstliche Intelligenz (KI) verändert den Arbeitsalltag in Büros und
Fabriken. Am Schreibtisch kann KI-basierte Assistenzsoftware in naher
Zukunft monotone Routinetätigkeiten übernehmen und Beschäftigten bei
anspruchsvollen Aufgaben helfen. Gleichzeitig stellt ihr Einsatz alle
Beteiligte vor Herausforderungen – etwa beim Umgang mit persönlichen Daten
oder der menschengerechten Gestaltung der Arbeitsbedingungen. Ein fiktives
Anwendungsszenario der Plattform Lernende Systeme zeigt in einer
Multimedia-Reportage, wie die Mitarbeitenden von einem sogenannten
Information-Butler profitieren und wie seine Einführung im Unternehmen
gelingt.

München, 25. Mai 2022 – KI-basierte Assistenzsysteme können auf
vielfältige Weise Beschäftigte entlasten und bei komplexen Tätigkeiten
helfen. So kann ein KI-basierter Information-Butler etwa eine Controllerin
beim Quartalsabschluss unterstützen, indem er automatisch ein Meeting zum
Datenaustausch auf Basis bisheriger Terminpräferenzen und Kalendereinträge
anlegt und im Voraus relevante Informationen bereitstellt. Hat die
Controllerin die notwendigen Daten aus den Abteilungen organisiert, kann
die KI-Software auf deren Basis einen Präsentationsentwurf erstellen und
die Beschäftigte beim konzentrierten Arbeiten unterstützen, indem sie sie
von irrelevanten Mails vorübergehend abschirmt.

Die Multimedia-Reportage „Information-Butler fürs Büro“ begleitet die
fiktive Geschäftsführerin Lana Kostic Schritt für Schritt bei der
Einführung eines solchen KI-Systems im Unternehmen. Sie veranschaulicht,
wie der Information-Butler die Beschäftigten entlastet – und welche Fragen
und Sorgen die Zusammenarbeit mit dem KI-Assistenten aufwirft. In Video-
Interviews und Audio-Statements erläutern Expertinnen und Experten der
Plattform Lernende Systeme, wie sich diese Fragen gemeinsam mit den
Mitarbeitenden adressieren lassen und was ein erfolgreiches Change-
Management im KI-Zeitalter ausmacht.

In vier Phasen zum erfolgreichen Change-Management

Zunächst überlegt Lana Kostic in dem fiktiven Anwendungsszenario gemeinsam
mit ihren Mitarbeitenden, wie ein KI-Assistent für Entlastung sorgen kann
und welche möglichen Folgen sein Einsatz hat. „Bereits vor der KI-Nutzung
im Betrieb sollten Geschäftsführung und Mitarbeitende, beziehungsweise
betriebliche Interessenvertretungen gemeinsam und abteilungsübergreifend
die zentralen Fragen klären“, sagt Oliver Suchy, Abteilungsleiter
„Digitale Arbeitswelten und Arbeitsweltberichterstattung" beim Deutschen
Gewerkschaftsbund DGB und Mitglied der Plattform Lernende Systeme. „Was
soll der Information-Butler eigentlich tun? Was soll er entscheiden – und
was der Mensch?“ Auch die Datennutzung und der Datenschutz sollten von
Beginn an gemeinsam mit den Beschäftigten mitbedacht werden.

Die zweite Phase beinhaltet die konkrete Planung des Einsatzes des
Assistenzsystems. Lana Kostic muss nun eine sinnvolle Arbeitsteilung
zwischen Mensch und KI-System gestalten. Die Mitarbeitenden sollen in der
Interaktion mit dem Information-Butler nicht Qualifikationen einbüßen,
sondern sich in ihren Kompetenzen weiterentwickeln. Im nächsten Schritt
sollte die Nutzung des Information-Butlers vorbereitet und implementiert
werden, wobei das System in bestehende Prozesse eingebunden wird. Hierbei
ist zentral, dass die Beschäftigten das KI-System verantwortungsvoll
bedienen können. „Besonders wichtig ist, dass die Beschäftigten in den
notwendigen Datenkompetenzen nachhaltig geschult werden“, erläutert Andrea
Stich, Leiterin der Frontend Academy bei Infineon Technologies und
Mitglied der Plattform Lernende Systeme. „Dazu gehört nicht nur die
Bedienung von Soft- und Hardware, sondern vielmehr grundlegendes Wissen in
der Datenverarbeitung, Datensicherheit, Data Literacy und das prinzipielle
Verständnis dafür, wie der Information-Butler als Tool mit den Daten
umgeht, beziehungsweise seine Ergebnisse erzeugt.“

Auch während seines Einsatzes muss der Information-Butler kontinuierlich
überprüft, bewertet und angepasst werden. Eine Befragung der Beschäftigten
kann zudem Aufschluss geben, wo die Zusammenarbeit mit dem System gut
gelingt und was noch verbessert werden kann.

Über das Anwendungsszenario

Das Anwendungsszenario „Information-Butler fürs Büro“ wurde von
Expertinnen und Experten der Arbeitsgruppe Arbeit/Qualifikation, Mensch-
Maschine-Interaktion der Plattform Lernende Systeme entworfen. Grundlage
für die Multimedia-Reportage ist das Whitepaper Einführung von KI-Systemen
in Unternehmen: Gestaltungsansätze für das Change Management.

Über die Plattform Lernende Systeme

Die Plattform Lernende Systeme ist ein ExpertInnen-Netzwerk zum Thema
Künstliche Intelligenz (KI). Ihr Ziel ist es, als unabhängiger Makler den
interdisziplinären Austausch und gesellschaftlichen Dialog zu KI zu
fördern. Die knapp 200 Mitglieder aus Wissenschaft, Wirtschaft und
Gesellschaft entwickeln in Arbeitsgruppen Positionen zu Chancen und
Herausforderungen und benennen Handlungsoptionen für den verantwortlichen
Einsatz von Lernenden Systemen. Die Plattform Lernende Systeme wurde 2017
vom Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) auf Anregung des
Fachforums Autonome Systeme des Hightech-Forums und acatech gegründet.

Originalpublikation:
https://www.plattform-lernende-systeme.de/anwendungsszenario-information-
butler.html
- Das Anwendungsszenario "Information-Butler fürs Büro" der
Plattform Lernende Systeme

https://www.plattform-lernende-
systeme.de/files/Downloads/Publikationen/AG2_Whitepaper_Change_Management.pdf
- Das Whitepaper "Einführung von KI-Systemen in Unternehmen:
Gestaltungsansätze für das Change Management" der Plattform Lernende
Systeme