Die Stadt Duisburg wird Ende nächster Woche damit beginnen, das
städtische Hausaktenarchiv zu digitalisieren. Bis zum Jahre 2026 sollen dann
wichtige Unterlagen wie beispielsweise Bauakten, in digitaler Form sowohl
der Stadtverwaltung als auch den Bürgerinnen und Bürgern zugänglich
gemacht werden.
„Die Digitalisierung des Hausaktenarchivs ist ein wichtiges Element unserer
digitalen Agenda. Hierdurch wird die Grundlage für eine zukunftsfähige
Verwaltung und gleichzeitig auch für einen noch besseren Bürgerservice
geschaffen“, betont Stadtdirektor und Digitalisierungsdezernent Martin
Murrack.
„Bei einem Bestand von etwa 300.000 Akten, was ungefähr acht
Regalkilometern Archivmaterial entspricht, ist dies ein Mammutprojekt, für
welches die Stadt in den nächsten Jahren mehr als 10 Millionen Euro in die
Hand nimmt“, ergänzt Andree Haack, Beigeordneter für Wirtschaft, Sicherheit
und Ordnung.
Die zusätzliche Einsichtnahme von Hausakten ist eine freiwillige
Serviceleistung der Stadt Duisburg. Während der Projektlaufzeit ist dieser
Zugriff für die Bürgerinnen und Bürger mit einem berechtigten rechtlichen
Interesse, beispielsweise Eigentümerinnen und Eigentümer sowie deren
Bevollmächtigte, allerdings nur eingeschränkt möglich. Nach Abschluss des
Projektes werden dann aber umfangreiche und rasche Einsichtnahmen sowie
eine schnellere Bearbeitung, etwa bei einem Genehmigungsverfahren,
gegeben sein.
Archivwürdige Akten von historischem Wert bleiben auch weiterhin nach ihrer
Digitalisierung erhalten. Bei dem Verfahren werden zudem diverse rechtliche
Vorschriften wie Aufbewahrungsfristen und ein umfassendes
Sicherheitskonzept beachtet.
Durch die einstimmige Beschlussfassung im Vergabeausschuss Anfang
Februar, war es möglich, ein Unternehmen mit der Digitalisierung der Akten,
auf Grundlage eines vorab erstellten Konzepts, zu beauftragen. Bei der
Konzeptionierung wurde die Stadt Duisburg vom öffentlichen
Beratungsunternehmen PD – Berater der öffentlichen Hand GmbH intensiv
unterstützt, welches umfassende projektbezogene Beratungs- und
Managementleistungen für Bund, Länder, Kommunen anbietet.
