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Virtuelle Datenräume speichern sicher jede Menge hochsensibler Daten Foto pexels.com/de
Virtuelle Datenräume speichern sicher jede Menge hochsensibler Daten Foto pexels.com/de

Ein virtueller Datenraum ist ein Archiv, das online zugänglich ist und hochsensible Daten sicher speichert. In Fachkreisen wird er auch Virtual Data room genannt bzw. VDR abgekürzt. Die Daten innerhalb des virtuellen Datenraums können jederzeit und von überall eingesehen und bearbeitet werden, solange die Berechtigung dazu besteht und eine stabile Internetverbindung vorhanden ist. Warum diese Datenräume, besonders für Unternehmen, immer wichtiger werden bzw. eigentlich schon ein Muss im Zeitalter der Digitalisierung sind, klären wir im folgenden Artikel.

 

Was ist ein Datenraum?

Es gibt physische sowie virtuelle Datenräume, zu denen hier mehr Informationen folgen:

Datenraum für Due Diligence

Früher wurde, im Rahmen eines Verkaufsprozesses während der Due Diligence, ein geschützter physischer Datenraum eingerichtet. Innerhalb dieses Raumes wurden vertrauliche Unterlagen von beteiligten Bietern sowie externe Beratern, die Zugang hatten, gesichtet und geprüft. Im Laufe der Digitalisierung und der Verbreitung eines immer größer werdenden IT-gestützten Dokumentenmanagements wurden physische Datenräumen langsam von virtuellen abgelöst. Damit ist auch die Ortsgebundenheit aufgehoben und im Allgemeinen bietet das eine große Arbeitserleichterung für alle Beteiligten.

Virtueller Datenraum

Ein virtueller Datenraum hingegen ist eine Art Cloud-Lösung, die im Speziellen für eine sichere Speicherung und Weitergabe wichtiger und vertraulicher Geschäftsinformationen entwickelt wurde. In der Regel bietet solch ein Datenraum diverse Funktionen, wie z. B. erweiterte Berechtigungen, Q&A-Tool, Notizen, Bookmarks, Zwei-Faktor-Authentifizierung sowie Wasserzeichen. Je nach Zugriffsberechtigung können die Daten nicht nur gespeichert, sondern auch gelesen, heruntergeladen, bearbeitet oder sogar gelöscht werden. Virtuelle Datenräume sorgen dafür, dass Verkaufsprozesse vereinfacht werden, die Kommunikation auf Führungsebene sicher stattfinden kann oder auch wichtige Projektdaten, Bilanzen, Jahresberichte etc. sicher und vertraulich gespeichert werden können.

Anwendungsfälle für Datenräume

Virtuelle Datenräume werden heutzutage nicht mehr nur im Rahmen von Due Diligence, großen Fusionen, Firmenübernahmen oder Immobilientransaktionen eingesetzt. Zahlreiche Unternehmen sind sich mittlerweile sicher, dass es einen virtuellen Raum braucht, um sicher standort- und unternehmensübergreifenden Daten auszutauschen und somit die Online-Zusammenarbeit zu fördern. Dabei können Kunden, Geschäftspartner, Kollegen (auch aus dem Homeoffice) oder auch externe Berater, Vorstände etc. beteiligt sein. Bisherige Versuche der sicheren und vertraulichen Datennutzung, wie z. B. via E-Mail oder komplexen Softwareanwendungen brachten bisher nicht den gewünschten Erfolg, da sie zu unsicher waren oder die Anwender durch komplexen IT-Aufwand überforderten.

 

Ein virtueller Datenraum hingegen bietet durch die Verschlüsselung der Daten,

benutzerspezifische Zugriffsrechte sowie erweiterten Dokumentenschutz ein Höchstmaß an Sicherheit beim Datenaustausch.

 

Ganz typische Einsatzbereiche von virtuellen Datenräumen sind:

Im Unternehmen allgemein

Zahlreiche Unternehmen werden zunehmend ortsunabhängig geführt. Daher benötigen Führungskräfte einen sicheren Ort für die Kommunikation innerhalb der Geschäftsleitung oder auch auf Vorstandsebene. Dieser Ort muss ein äußerst hohes Maß an Sicherheit und Vertraulichkeit von Daten gewährleisten. Die Nutzung von digitalen Datenräumen ist also unabdingbar für solche Zwecke, da sie einen schnellen, sicheren und örtlich unabhängigen Zugriff auf vertrauliche Dateien ermöglichen. Hierbei handelt es sich in der Regel um Geschäftsberichte, Bilanzen, Diskussionspapiere zur PR-Arbeit und weitere wichtige und vertrauliche Geschäftsunterlagen. Externe Berater oder Aufsichtsräte können ggf. zur Unterstützung jederzeit mitwirken.

Im Finanzbereich

Im Finanzbereich werden virtuelle Datenräume für folgende Zwecke häufig genutzt:

 

  • Mergers & Acquisitions auf der Verkäufer- und Käuferseite
  • Börsengänge und Exits
  • Insolvenzverfahren
  • Unternehmensrestrukturierungen
  • Unternehmensfinanzierungen
  • Portfoliomanagement
  • Investorenreporting

Im Immobilienbereich

Projektmanager großer Immobilienunternehmen nutzen virtuelle Datenräume überwiegend, um Baupläne, Teilungserklärungen und weitere wichtige Projektdaten zu sichern. Ausgewählte Partner haben dann während des Verlaufs Zugriff auf diese Daten, wobei die Schriftstücke immer aktualisiert sein sollten. Nach Abschluss eines Projekts kann man im digitalen Archiv noch eine Zeit lang auf die Daten zurückgreifen.

In Kanzleien

Innerhalb von Kanzleien werden virtuelle Datenräume für folgende Zwecke häufig genutzt:

 

  • Due Diligence
  • Mandantenkommunikation
  • Rechtskommunikation

 

 

Fazit

Im Zeitalter des Internets, insbesondere der Digitalisierung, sind digitale Datenräume unabdingbar. Sensible und äußerst vertrauliche Daten können durch sie sicher gespeichert werden. Je nach Zugriffsberechtigung können diese Daten gelesen oder auch bearbeitet werden.