Nichts wie raus: Die besten Tipps zum Mach-früher-Feierabend-Tag!
Früher Feierabend machen? Leichter gesagt als getan! Wer viel mit anderen
kommuniziert, tut das noch immer am häufigsten per E-Mail. Aber die ist
angesichts moderner Alternativen ein echter Zeitfresser geworden, sagt
Frauke Kempner. Sie ist Fachdozentin für Digital Education und Leadership
an der SRH Fernhochschule – The Mobile University und hat uns ihre besten
Alternativen zu nervigen Endlosmails verraten – damit es auch klappt mit
dem frühen Feierabend.
Ein Trend, der natürlich aus den USA kommt: 2004 schrieb die Ratgeber-
Autorin Laura Stack ihr Buch „Leave the office earlier“. Darin gibt sie
Tipps, wie Mitarbeitende ihre Arbeit am Schreibtisch effizienter
gestalten, schneller fertig werden und früher Feierabend machen können.
Weil ihr das so wichtig war, schlug Stack gleich einen eigenen Gedenktag
vor. Heute erfreut sich der Mach-früher-Feierabend-Tag auch bei uns
zunehmender Beliebtheit. Dass er am 2. Juni stattfindet, liegt übrigens
daran, dass Stack einfach ihren eigenen Geburtstag als Datum wählte.
Das Thema in den Fokus zu rücken, sei aber wichtiger denn je, sagt Frauke
Kempner: „Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, wie viele E-Mails
Sie pro Woche bekommen? Und wie lange Sie damit beschäftigt sind, diese zu
bearbeiten? Im Schnitt sind es für Büroangestellte in Deutschland rund 30
E-Mails pro Tag. Mindestens 15 Stunden pro Woche gehen fürs Abarbeiten
dieser Nachrichtenflut drauf!“
Mails ohne Ende – das muss nicht sein
Zahlreiche Studien hätten obendrein belegt, wie ineffizient und sogar
störend E-Mails sind. 36-mal pro Tag checken Mitarbeitende im Schnitt ihr
Postfach – schließlich macht es ja auch bei den meisten „Ping“, wenn eine
neue Mail aufpoppt. Das bringt früher oder später jeden aus dem Konzept.
„Bei den meisten Mails geht es um banale Anfragen oder man ist dank
schlecht durchdachter Empfänger- und CC-Listen im Loop – und freut sich
dann riesig, wenn andere zum Beispiel unüberlegt an alle antworten,
anstatt den Absender direkt anzusprechen.“
Dabei gäbe es längst moderne Tools, die viel effizienter für den Austausch
im Büro seien, findet Frauke Kempner. Microsoft Teams zum Beispiel hätten
die meisten schon auf dem Rechner. Teams ist buchstäblich für die
gemeinsame Arbeit an komplexen Projekten gemacht. Aufgaben und
Verantwortlichkeiten werden direkt zugeteilt, alle Dokumente und
Unterlagen stehen jederzeit zentral zur Verfügung. „Die meisten nutzen
Teams lediglich als Telefonersatz und kennen die weiteren Funktionen gar
nicht. Würden die Potenziale voll ausgeschöpft, müsste keine einzige
E-Mail mehr geschrieben werden. Das gilt auch für alternative Software wie
zum Beispiel Asana“, so die Expertin.
Warum nicht mündlich anstatt schriftlich?
Frauke Kempner denkt aber noch einen Schritt weiter: „Vor allem Jüngere
nutzen privat viel lieber Sprachnachrichten. Warum nicht auch im Office?
Auch dafür gibt es klasse Tools – datenschutzkonform und viel persönlicher
als umständlich formulierte Mails.“ Zudem sind Meetings via
Videoübertragung eine Alternative, die sich im Zuge der Pandemie etabliert
haben. Hier belegt die Forschung, dass sich per Video oder Sprachnachricht
viel mehr Informationen vermitteln lassen als in Schriftform. Mimik und
Gestik und Intonation der Stimme zeigen zugleich mehr Persönlichkeit und
vermitteln Emotionen deutlich besser als im Schriftverkehr. Die App Volley
bietet hier einige Möglichkeiten, welche die Kommunikation erleichtern, so
die Expertin für Digital Education.
Einfach mal liegenlassen
„Warum außerdem nicht den Kontakten mitteilen, dass man sich weniger
E-Mails wünscht? Man kann seine Kolleginnen und Kollegen dahingehend auch
ein wenig erziehen“, sagt Kempner mit einem Augenzwinkern. „Das gilt aber
noch mehr für einen selbst. Richten Sie sich feste Zeiten zum Bearbeiten
von E-Mails ein. Zweimal die Woche reicht, zum Beispiel montags und
donnerstags – zumindest für nicht dringende Mails.“
Auch Standardmails vorzubereiten kann viel Zeit einsparen. „Per Mail wird
gerne nochmal nachgehakt, obwohl alle Infos längst vorliegen. Wenn man
solche Anfragen auch mal liegenlässt oder einfach einen Helpdesk
einrichtet, dann lässt die Mailflut meistens deutlich nach.“ Und dann ist
er zum Greifen nah – der frühe Feierabend. Wenn nicht heute, wann dann?
