Nicht alle Betriebskosten, die für Vermieter anfallen, müssen aus eigenen Mitteln gestemmt werden. Unter der Voraussetzung einer schriftlichen Vereinbarung dürfen Vermieter notwendige Arbeiten rund um das eigene Haus, die Kosten für Strom, Heizung und Wasser sowie diverse Serviceleistungen auf die Vermieter umlegen. Diese Nebenkosten sind das, was Mieter als „zweite Miete“ bezeichnen, die im Zuge der Energiekrise immer schneller steigt.
Andere Leistungen sind wiederum nicht umlagefähig. Doch welche Nebenkosten dürfen Vermieter umlegen und wie geht man dabei am besten vor, um gesetzeskonform zu handeln und den Hausfrieden zu wahren?
Wie wichtig Aufklärung in diesem Bereich ist, zeigt eine Studie der Verbraucherorganisation Marktwächter, die bei ihren Untersuchungen zwischen 2011 und 2017 zu dem Schluss kam, dass fast zwei Drittel der Nebenkostenabrechnungen von Vermietern klärungsbedürftig oder sogar anfechtbar gewesen seien.
Ein Muster für Nebenabrechnungen bietet Vermietern Orientierung
Die gesetzlichen Anforderungen für die Nebenkostenabrechnung klingen im Behördendeutsch für viele Vermieter zunächst verwirrend. Orientieren sich Vermieter an einem Muster für die Betriebskostenabrechnung, fällt die Erstellung der einzelnen Abrechnungsposten spürbar leichter.
Vorlagen zur Orientierung finden Vermieter unter anderem hier: Objego.de/blog/nebenkostenabrechnung-muster/
Bei diesen Leistungen sind Umlagen erlaubt
Als umlagefähig gelten nach § 1 BetrKV die folgenden Leistungen, die Vermieter für ihre Mieter unterhalten:
- Strom- und Wasserkosten
- Abwassergebühren
- Aufwand für Hausmeister und Schornsteinfeger
- Aufzugskosten
- Müllabfuhr und Sperrmüllentsorgung
- Reinigungsdienst für das Treppenhaus
- Nutzung von Gemeinschaftsanlagen
- Gartenpflege
- Ungezieferbekämpfung
- Beleuchtung des Hausbereichs
- Grundsteuer
- Haftpflicht- und Sachversicherung
- Fernseher (Antenne oder Kabel)
Umlagefähige Gemeinschaftsanlagen im Haus können etwa eine Waschküche, Sauna, ein Gemeinschaftsraum, ein Fitnesscenter und ein Gartenpool sein.
Bei diesen Leistungen sind Umlagen nicht erlaubt
Nicht auf ihre Mieter umlegen dürfen Vermieter hingegen die folgenden Leistungen:
- Kosten für Instandhaltung und Instandsetzung
- Betriebskosten für leer stehende Wohnungen
- Verwaltungsaufgaben
- Telefonanschluss
- Bankgebühren und Portokosten
- Kosten für Reparaturen und Renovierungen
- Portokosten
- Rücklagen
Als Kompensation dafür, dass Vermieter die kostenintensiven Betriebskosten für leer stehende Wohnungen allein zu stemmen haben, hat der Gesetzgeber die Möglichkeit geschaffen, dass Vermieter die Kosten steuerlich absetzen dürfen. Dies löst zwar nicht alle Probleme, reduziert aber die mit dem Unterhalt des Leerstandes einhergehende Belastung.
Wie gehen Vermieter vor?
Neben der genannten schriftlichen Vereinbarung der Nebenkostenbeteiligung von Mietern müssen Vermieter den Verteilungsschlüssel berücksichtigen, der sich nach wichtigen Eckdaten wie der Anzahl der Mieter im Haus und der Wohnungsgröße bemisst. Fehlt eine solche Vereinbarung im Mietvertrag, gilt die Wohnfläche als Verteilungsmaßstab. Der Gesetzgeber verlangt, dass Mieter nur das zahlen müssen, was sie wirklich beansprucht haben. Beim Verbrauch von Strom, Heizung und Wasser ist deshalb der Einsatz von Messzählern wie Stromzähler und Wasseruhren für Vermieter Pflicht und gängige Praxis.
Vermieter müssen ihre Nebenkostenabrechnung nach § 556 BGB in einer juristisch einwandfreien Form protokollieren. In das Dokument gehören die Aufstellung der Betriebskosten, die in die einzelnen Betriebskostenarten unterteilt sind, die Angabe der Gesamtkosten des Hauses und die Angabe des Verteilungsschlüssels. Die Abrechnung hat einmal im Kalenderjahr zu erfolgen. Im Falle von Klagen haben Mieter für die juristische Anfechtung drei Jahre Zeit. Erst nach diesem Zeitraum wird der Vorgang endgültig.
Der Königsweg ist digital und rechtssicher
Die Digitalisierung hat auch im Mietrecht zahlreiche Vorgänge, die Vermieter leisten müssen, erheblich vereinfacht. Gerade bei Formalien wie der Anwendung des Verteilerschlüssels, der Nebenkostenabrechnung und der Protokollierung führen leistungsstarke und fortschrittliche digitale Plattformen zu beschleunigten Vorgängen, die Zeit, Geld und Nerven sparen. Vermieter, welche die im BGB und BetrKV aufgeführten gesetzlichen Vorgaben beachten, sind juristisch auf der sicheren Seite und vermeiden Klagen und Nachzahlungen bei der Bewahrung des Hausfriedens.
