Stadt Dortmund Infos:Interne Kontrollsysteme machen die Stadtverwaltung sicherer
Der Umgang mit Risiken muss in jeder Gebietskörperschaft verantwortlich gesteuert werden. Diesem Zweck dient ein Risikomanagement. Das „Interne Kontrollsystem“ (IKS) bildet den elementaren Baustein eines kommunalen Risikomanagements. Das Ziel des kommunalen Risikomanagements ist es, durch systematisches Vorgehen Entscheidungen möglichst weit aus dem Bereich der Unsicherheit und damit aus dem Risiko herausführen zu können.
Die Stadtverwaltung Dortmund beschäftigt sich bereits seit Mitte des Jahres 2014 verstärkt mit der Entwicklung und Implementierung von Internen Kontrollsystemen. Die Erfahrungen fließen kontinuierlich in die IKS-Konzepte ein. Zunächst stand dabei die Entwicklung von IKS-Konzepten für Prozesse im Bereich des Rechnungswesens im Vordergrund. Anhand spezieller Geschäftsanweisungen wurden für die Prozesse der kreditorischen und debitorischen Rechnungsbearbeitung IKS-Konzepte in den Fachbereichen erstellt.
Es wurden mittlerweile über 250 städtische Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Methodik der Prozessmodellierung und IKS-Erstellung geschult. Gleichzeitig wurden in den Fachbereichen eigenständige IKS-Konzepte für die Arbeiten im Rechnungswesen sowie für fachlichen Prozesse, die teilweise auch außerhalb des Rechnungswesens angesiedelt sind, erstellt. Das Personal- und Organisationsamt unterstützt die Fachbereiche durch die Bereitstellung von Muster-Dokumenten, Informationsgesprächen, IKS-Schulungen etc.
Die Stadt Dortmund betreibt bereits zahlreiche prozessintegrierte Kontrollsysteme, die sich aus spezifischen gesetzlichen Grundlagen oder eigenen internen Vorschriften ergeben. Interne Kontrollsysteme sind daher grundsätzlich für die Stadtverwaltung nicht neu. Ein ganzheitlicher systematischer Rahmen zur Erstellung von verwaltungsweit einheitlichen IKS, wurde bislang allerdings noch nicht vorgegeben, da dies gesetzlich nicht vorgeschrieben ist.
Einjährige Erprobungsphase
Für die Erstellung eines IKS wurde nun nach einjähriger Erprobungsphase eine Arbeitshilfe herausgegeben, die das Vorgehen zur Erstellung von Internen Kontrollsystemen für die Stadt Dortmund einheitlich regelt. Dieses Vorgehen versetzt die Fachbereiche in die Lage, mit den vorhandenen Ressourcen eine IKS-Grobanalyse für alle Prozesse eines Fachbereichs bis zum 30.09.2019 durchzuführen, um anschließend die besonders risikoreichen Prozesse zu identifizieren, die dann besonders und detailliert betrachtet werden müssen.
Der Einsatz dieses ressourcenschonenden Verfahrens verfolgt das Ziel, Schäden und die Aufdeckung von Fehlern und Unregelmäßigkeiten in betrieblichen Prozessen zu vermeiden, Schutz vor dolosen Handlungen herzustellen und die Einhaltung aller relevanten Rechtsvorschriften. Das interne Kontrollsystem soll frühzeitig in einer allgemeingültigen Art und Weise auf Risiken aufmerksam machen, die die Erreichung definierter kommunaler Ziele negativ beeinflussen können.
Die in den Fachbereichen erstellten IKS-Grobanalysen werden in Zusammenarbeit zwischen dem Rechnungsprüfungsamt und dem Personal- und Organisationsamt auf grundsätzliche Plausibilität und Nachvollziehbarkeit sowie auf die verwaltungsweit einheitliche Anwendung der Methodik überprüft. Die Stadtverwaltung Dortmund betreibt zum Thema „IKS“ einen regen Austausch mit der KGSt (Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement). Das von der Stadtverwaltung Dortmund beschriebene Vorgehen zur Erstellung eines IKS für den Bereich der kreditorischen Rechnungsbearbeitung wurde seitens der KGSt positiv beurteilt.
