In einer zunehmend digitalisierten Geschäftswelt stehen auch Kleinunternehmen vor der Herausforderung und zugleich Chance der Digitalisierung. Die jüngsten Entwicklungen, insbesondere in Zeiten der Corona-Krise, haben gezeigt, dass die Digitalisierung für Unternehmen jeglicher Größe von entscheidender Bedeutung ist – und auch kleinere Betriebe mit begrenzten Ressourcen und spezifischen Bedürfnissen können von der richtigen Digitalisierungsstrategie erheblich profitieren. Dieser Artikel zeigt, warum sich die Digitalisierung auch für Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern lohnt und wie Sie diese Chancen nutzen können, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Digitaler Stillstand bei Kleinunternehmen

Die Digitalisierung hat in den letzten Jahren in der Geschäftswelt enorm an Bedeutung gewonnen ­– und sie betrifft Unternehmen jeder Größe. Dennoch gibt es immer noch viele kleine Unternehmen, die bei der Integration digitaler Technologien hinterherhinken. Obwohl das Jahr 2020 aufgrund der COVID-19-Pandemie eine verstärkte Dynamik in der Digitalisierung ausgelöst hat, bleibt bei vielen kleinen und mittleren Unternehmen ein digitaler Stillstand bestehen.

Denn was viele Betriebe nicht beherzigen: Die Digitalisierung geht weit über die Einführung von Homeoffice und Videokonferenz-Tools hinaus. Nicht wenige Unternehmen haben sich im Jahr 2020 auf schnelle, kurzfristig wirksame Lösungen konzentriert und dabei langfristig ausgerichtete strategische Vorhaben vernachlässigt. Das unterstreicht die Dringlichkeit, strategische Digitalisierungsprojekte in Angriff zu nehmen, um die Vorteile der Digitalisierung voll auszuschöpfen. Dies erfordert keine großen Budgets, sondern vielmehr die Bereitschaft, gezielte Schritte zur Integration digitaler Technologien in den Arbeitsalltag zu unternehmen. Mit All-in-One-Softwarelösungen wie Zoho One können auch kleine Unternehmen ihre Prozesse einfach digitalisieren, automatisieren und vernetzen – das spart auf lange Sicht hin viel Zeit und Geld und sorgt für deutlich effizientere, innovative Geschäftsprozesse.

Diese Vorteile bringen digitalisierte Arbeitsprozesse mit sich

Die Digitalisierung bietet kleineren und mittelständischen Unternehmen eine ganze Reihe an Vorteilen – angefangen bei allgemeinen Aspekten wie verbesserter Wettbewerbsfähigkeit, effizienteren Arbeitsabläufen und erhöhter Struktur- und Automatisierung von Prozessen. Besonders in folgenden Bereichen ist die Digitalisierung von Bedeutung:

1. Effizientere Abläufe: Durch die Digitalisierung können Arbeitsprozesse automatisiert werden, was zu einer erheblichen Steigerung der Effizienz führt. Dies betrifft beispielsweise die automatisierte Verarbeitung von Rechnungen, die Beschleunigung von Freigabeverfahren und die Vereinfachung der Fakturierung.
2. Verbesserter Kundenservice: Die Digitalisierung ermöglicht es Unternehmen, Kundeninformationen digital zu erfassen und individuell auf Kundenwünsche einzugehen. Dadurch kann ein personalisierter Kundenservice angeboten und Kundenanfragen schneller beantwortet werden.
3. Kostenreduktion: Die Digitalisierung führt zu einer Reduzierung von Papier- und Lagerkosten, da weniger physische Dokumente benötigt werden. Auch der Platzbedarf für Aktenordner und -schränke wird reduziert. Dies trägt dazu bei, die Betriebskosten zu senken.

In drei Schritten zum digitalen Workflow

Schritt 1: Digitalisierungsgrad ermitteln

In der ersten Phase sollte der aktuelle Stand des Digitalisierungsgrades des Unternehmens analysiert werden. Dazu ist zu untersuchen, welche Tools und Programme bereits in Gebrauch sind und manuelle Prozesse identifiziert werden, die digitalisiert werden könnten.

Schritt 2: Digitalisierungspotenzial identifizieren

Nachdem der aktuelle Stand ermittelt wurde, gilt es, das Digitalisierungspotenzial zu identifizieren. Dazu werden Geschäftsprozesse auf ihr Digitalisierungspotenzial hin untersucht – vor allem solche mit vielen manuellen Tätigkeiten. Kosten- und Prozessanalysen können hierbei nützlich sein.

Schritt 3: Digitalisierungsmaßnahmen einleiten

Nun gilt es, einen klaren Maßnahmenkatalog oder eine Roadmap zu erstellen. Am besten wird dabei mit den Prozessen begonnen, die den höchsten Nutzen versprechen, um die Digitalisierung gezielt voranzutreiben. Wichtig ist, nicht zu viele Ressourcen auf einmal zu binden und in kleinen Schritten vorzugehen. So können Arbeitsabläufe nach und nach umgestellt und optimiert werden und nachhaltig zum Erfolg und Wachstum des Unternehmens beitragen.

Digitalisierung als fortlaufender Prozess

Eine Digitalisierungsstrategie sollte als kontinuierlicher Prozess verstanden werden, der nie abgeschlossen ist. Ähnlich wie Mitarbeiter sich ständig weiterbilden müssen, um in einer sich rasch verändernden Arbeitswelt erfolgreich zu sein, sind Unternehmen dazu verpflichtet, ihre Arbeitsprozesse kontinuierlich zu optimieren – dies geschieht durch den Einsatz von Software, Tools und Anwendungen. Daher sollte die Digitalisierungsstrategie nicht als einmaliges Projekt, sondern als langfristige Begleitung über die Jahre hinweg betrachtet werden.