Datenschutz im Homeoffice: Was ist wichtig?

Homeoffice wird immer mehr zum Standard, doch in Bezug auf den Datenschutz birgt es viele Risiken. Auch während der Arbeit im Homeoffice sind die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einzuhalten. Arbeitgeber müssen entsprechende Maßnahmen ergreifen, um das zu gewährleisten. Dieser Artikel erklärt, wie sich Remote-Arbeit datenschutzkonform umsetzen lässt.

Datenschutz im Homeoffice: Was sagt das Gesetz?

Gemäß Artikel 5 Abs. 1 Buchstabe f der DSGVO ist verantwortungsvoller Umgang mit Daten nicht nur am physischen Arbeitsplatz verpflichtend, sondern auch bei Homeoffice und mobilem Arbeiten. Hierbei geht es um den Schutz personenbezogener Daten vor unbefugter Verarbeitung sowie vor unbeabsichtigtem Verlust oder Beschädigung.

Dafür ist laut Art. 4 Nr. 7 DSGVO der Arbeitgeber verantwortlich und kann sogar für Verstöße der Arbeitnehmer haftbar gemacht werden. Arbeitgeber müssen technische und organisatorische Strukturen schaffen, die Datenschutzverletzungen vorzubeugen.

Beratung einholen und Mitarbeiter schulen

Um bei der Arbeit im Homeoffice keine Datenschutzverstöße zu riskieren, ist eine Datenschutzberatung für Unternehmen sinnvoll. Dabei analysieren erfahrene Berater die Geschäftsprozesse und weisen auf Sicherheitslücken hin.

Viele Beratungsangebote bieten auch Unterstützung bei der Sensibilisierung der Mitarbeiter. Schulungen für Mitarbeiter sind unverzichtbar, um die Datenschutzrichtlinien einzuhalten. Wie Statistiken zeigen, hat ein Großteil der Arbeitnehmer kein ausreichendes Know-how im Bereich Datenschutz und IT-Sicherheit. Unwissende Mitarbeiter stellen oft das größte Sicherheitsrisiko dar.

Geräte und Software bereitstellen

Zu den wichtigsten Regeln für Datenschutz im Homeoffice gehört, dass ausschließlich vom Arbeitgeber bereitgestellte Hard- und Software verwendet werden darf. Dies gilt nicht nur für den Computer, mit dem die Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten, sondern auch für die Speicherung von erstellten Dokumenten. Die Speicherung sollte keinesfalls auf privaten Medien wie lokalen Festplatten oder USB-Sticks erfolgen.

Zudem ist es entscheidend, dass Mitarbeiter auch von zu Hause, beispielsweise über einen VPN-Zugang, auf die IT-Infrastruktur ihres Arbeitgebers zugreifen können. Falls dies nicht möglich ist und eine lokale Speicherung von Daten erforderlich ist, sollten personenbezogene Daten unbedingt verschlüsselt werden. Darüber hinaus müssen solche lokal gespeicherten Daten so schnell wie möglich auf die Systeme des Arbeitgebers übertragen werden.

Ausdrucke von Dokumenten vermeiden

Aus Datenschutzgründen wird außerdem empfohlen, das Ausdrucken von geschäftlichen Dokumenten im Homeoffice auf ein Minimum zu beschränken. Im Zeitalter der Digitalisierung solle es kein Problem sein, digital auf Daten zuzugreifen.

Falls doch einmal Dokumente ausgedruckt werden, sollten sie unmittelbar nach ihrem Gebrauch vernichtet werden. Falls Mitarbeiter im Homeoffice nicht über datenschutzkonforme Aktenvernichtungsgeräte verfügen, sollten sensible Ausdrucke zur Vernichtung in den Betrieb gebracht werden. Ausdrucke mit personenbezogenen Daten dürfen unter keinen Umständen im Hausmüll entsorgt werden.

Zugriffskontrolle: Prinzip der geringsten Privilegien

Art. 32 Abs. 4 der DSGVO verlangt, dass Betriebsabläufe so strukturiert werden, dass es auch zu keinen internen Sicherheitsverletzungen kommt. Um das umzusetzen, sollten Unternehmen das Prinzip der geringsten Privilegien, auch bekannt als „Principle of Least Privilege“, implementieren. Das bedeutet, Berechtigungen sparsam zu vergeben.

Idealerweise besitzt jeder Angestellte im Unternehmen nur die Zugriffsberechtigungen, die für seine tatsächliche Arbeit erforderlich sind. Ein Produktionsmitarbeiter braucht beispielsweise keinen Zugriff auf Personaldaten.

Bei veralteten und überflüssigen Berechtigungen besteht nicht nur das Risiko von Datendiebstahl durch Mitarbeiter, sondern auch die Möglichkeit der Verbreitung von Malware oder Ransomware im gesamten Unternehmensnetz.

Systeme zur Meldung von Sicherheitsvorfällen

Auch wenn Datenschutz im Unternehmen ernst genommen wird, kann es zu Sicherheitsvorfällen kommen. Deshalb ist es wichtig, dass Mitarbeiter verdächtige Aktivitäten über etablierte Systeme melden können.

Datenschutzvorfälle sollten über anonyme Systeme dem betrieblichen Datenschutzbeauftragten gemeldet werden. Dieser entscheidet, wie damit umgegangen werden soll und ob eine Meldepflicht gegenüber den Datenschutzbehörden und den betroffenen Personen besteht.

Datenschutz gelingt nur gemeinsam

Die verstärkte Nutzung von Homeoffice-Modellen bringt neue Herausforderungen im Bereich Datenschutz mit sich. Der Arbeitgeber trägt die Hauptverantwortung für den Datenschutz und muss die nötigen Maßnahmen ergreifen, um Verstöße zu verhindern. Dazu gehören unter anderem die Bereitstellung sicherer IT-Infrastrukturen und Hardware, die Verschlüsselung von Daten sowie die sparsame Vergabe von Zugriffsberechtigungen. Damit auch unter den Mitarbeitern keine Unwissenheit über Datenschutz herrscht, sollten Unternehmen sollten Schulungen anbieten und regelmäßige Überprüfungen durchführen. Nur durch eine umfassende und gemeinsame Anstrengung aller Beteiligten gelingt datenschutzkonformes Arbeiten auch im Homeoffice.