Agiles Arbeiten hat sich in den letzten Jahren als Schlüsselstrategie in der modernen Geschäftswelt etabliert. Es ermöglicht Unternehmen, sich flexibel an verändernde Marktbedingungen anzupassen und innovativ zu bleiben. Besonders im Mittelstand, wenn Anpassungsfähigkeit oft über Erfolg oder Misserfolg entscheidet, gewinnt diese Arbeitsweise an Bedeutung.

Hier wird ein kurzer Überblick über den Wandel in der Arbeitswelt gegeben und warum Agilität für mittelständische Unternehmen relevant ist.

Scrum – die Grundlagen erklärt

Scrum ist eine der bekanntesten agilen Methoden und hat sich als praktikabler Rahmen für die Produktentwicklung etabliert. Dabei wird die Arbeit in sogenannte "Sprints" unterteilt, kurze, zeitlich begrenzte Phasen, in denen konkrete Aufgaben bearbeitet werden. Im Scrum-Umfeld gibt es drei Hauptrollen, die das Rückgrat dieses Systems bilden.

Zum einen gibt es den Product Owner, der die Vision des Produkts festlegt und Prioritäten setzt. Dann ist da das Scrum Team selbst, das aus den eigentlichen Entwicklern besteht und die Arbeit umsetzt. Und schließlich gibt es den Scrum Master, der sicherstellt, dass das Team nach den Scrum-Prinzipien arbeitet, Hindernisse beseitigt und den Prozess kontinuierlich verbessert. Für diese Rolle kann man sich durch eine online Scrum Master Ausbildung qualifizieren.

Die Rolle des Scrum Masters im Überblick

Der Scrum Master nimmt eine zentrale Stellung im Scrum-Prozess ein, ist jedoch nicht mit einem traditionellen Projektmanager zu verwechseln. Die Hauptaufgabe des Scrum Masters besteht, wie bereits angesprochen, darin, sicherzustellen, dass das Team effizient nach den Scrum-Prinzipien arbeitet. Dabei fungiert er als Coach und Mentor, er hilft dem Team, Hindernisse zu überwinden und sorgt dafür, dass alle Beteiligten die Scrum-Regeln verstehen und einhalten.

Zusätzlich ist er Vermittler zwischen dem Team und externen Stakeholdern, er schützt das Team vor Ablenkungen und achtet darauf, dass die Kommunikation reibungslos verläuft. Insgesamt ist der Scrum Master ein Förderer einer positiven, produktiven und agilen Teamkultur.

Darum lohnt sich ein Scrum Master für den Mittelstand

Mittelständische Unternehmen zeichnen sich oft durch flache Hierarchien, engere Beziehungen zu Kunden und eine hohe Anpassungsfähigkeit aus. In solch einem dynamischen Umfeld kann der Scrum Master besonders wertvoll sein.

Durch die Einführung und Pflege agiler Prozesse ermöglicht er diesen Unternehmen, schnell auf Marktveränderungen zu reagieren und Kundenbedürfnisse effizienter zu bedienen. Zudem kann er dazu beitragen, die internen Prozesse zu straffen und die Teamproduktivität zu steigern.

Gerade in einem Umfeld, in dem Ressourcen oft begrenzt sind und Flexibilität entscheidend ist, wird die Rolle des Scrum Masters zum unverzichtbaren Baustein für Wachstum und nachhaltigen Erfolg im Mittelstand.

Die Kernaufgaben des Scrum Masters im Detail

Eine der zentralen Eigenschaften des Scrum Masters ist das Konzept des "Servant Leadership". Statt zu befehlen, dient er dem Team und stellt sicher, dass Hindernisse, welche die Arbeit beeinträchtigen könnten, beseitigt werden. Dies kann technischer, organisatorischer oder auch zwischenmenschlicher Natur sein.

Als Coach und Mentor fördert der Scrum Master die kontinuierliche Weiterentwicklung des Teams und unterstützt es dabei, eine starke, agile Kultur aufzubauen. Hierbei stehen das Lernen und die kontinuierliche Verbesserung im Vordergrund.

Schließlich dient er als Brücke zwischen dem Team und externen Stakeholdern. Er schützt das Team vor unnötigen Ablenkungen und sorgt gleichzeitig dafür, dass die Kommunikation mit anderen Abteilungen oder Kunden reibungslos und transparent verläuft.

Agiles Arbeiten erfordert Geschick

Bei der Einführung eines Scrum Masters im Mittelstand können verschiedene Herausforderungen auftreten. Oft sind es eingefahrene Arbeitsweisen oder mangelndes Verständnis für agile Prozesse, die Widerstand hervorrufen. Zudem kann die Abgrenzung der Rolle des Scrum Masters zu traditionellen Führungsaufgaben für Unklarheiten sorgen. Es ist wichtig, diese Fallstricke frühzeitig zu erkennen und proaktiv anzugehen.

Fazit

Der Scrum Master ist ein essenzieller Baustein für agiles Arbeiten, insbesondere im dynamischen Umfeld des Mittelstands. Durch seine Führung, Coaching-Fähigkeiten und Vermittlerrolle trägt er maßgeblich zur Effizienz, Anpassungsfähigkeit und Produktivität des Teams bei und unterstützt so Unternehmen auf ihrem Weg zu nachhaltigem Erfolg in einer sich ständig wandelnden Geschäftswelt

In einer zunehmend digitalisierten Geschäftswelt stehen auch Kleinunternehmen vor der Herausforderung und zugleich Chance der Digitalisierung. Die jüngsten Entwicklungen, insbesondere in Zeiten der Corona-Krise, haben gezeigt, dass die Digitalisierung für Unternehmen jeglicher Größe von entscheidender Bedeutung ist – und auch kleinere Betriebe mit begrenzten Ressourcen und spezifischen Bedürfnissen können von der richtigen Digitalisierungsstrategie erheblich profitieren. Dieser Artikel zeigt, warum sich die Digitalisierung auch für Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern lohnt und wie Sie diese Chancen nutzen können, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Digitaler Stillstand bei Kleinunternehmen

Die Digitalisierung hat in den letzten Jahren in der Geschäftswelt enorm an Bedeutung gewonnen ­– und sie betrifft Unternehmen jeder Größe. Dennoch gibt es immer noch viele kleine Unternehmen, die bei der Integration digitaler Technologien hinterherhinken. Obwohl das Jahr 2020 aufgrund der COVID-19-Pandemie eine verstärkte Dynamik in der Digitalisierung ausgelöst hat, bleibt bei vielen kleinen und mittleren Unternehmen ein digitaler Stillstand bestehen.

Denn was viele Betriebe nicht beherzigen: Die Digitalisierung geht weit über die Einführung von Homeoffice und Videokonferenz-Tools hinaus. Nicht wenige Unternehmen haben sich im Jahr 2020 auf schnelle, kurzfristig wirksame Lösungen konzentriert und dabei langfristig ausgerichtete strategische Vorhaben vernachlässigt. Das unterstreicht die Dringlichkeit, strategische Digitalisierungsprojekte in Angriff zu nehmen, um die Vorteile der Digitalisierung voll auszuschöpfen. Dies erfordert keine großen Budgets, sondern vielmehr die Bereitschaft, gezielte Schritte zur Integration digitaler Technologien in den Arbeitsalltag zu unternehmen. Mit All-in-One-Softwarelösungen wie Zoho One können auch kleine Unternehmen ihre Prozesse einfach digitalisieren, automatisieren und vernetzen – das spart auf lange Sicht hin viel Zeit und Geld und sorgt für deutlich effizientere, innovative Geschäftsprozesse.

Diese Vorteile bringen digitalisierte Arbeitsprozesse mit sich

Die Digitalisierung bietet kleineren und mittelständischen Unternehmen eine ganze Reihe an Vorteilen – angefangen bei allgemeinen Aspekten wie verbesserter Wettbewerbsfähigkeit, effizienteren Arbeitsabläufen und erhöhter Struktur- und Automatisierung von Prozessen. Besonders in folgenden Bereichen ist die Digitalisierung von Bedeutung:

1. Effizientere Abläufe: Durch die Digitalisierung können Arbeitsprozesse automatisiert werden, was zu einer erheblichen Steigerung der Effizienz führt. Dies betrifft beispielsweise die automatisierte Verarbeitung von Rechnungen, die Beschleunigung von Freigabeverfahren und die Vereinfachung der Fakturierung.
2. Verbesserter Kundenservice: Die Digitalisierung ermöglicht es Unternehmen, Kundeninformationen digital zu erfassen und individuell auf Kundenwünsche einzugehen. Dadurch kann ein personalisierter Kundenservice angeboten und Kundenanfragen schneller beantwortet werden.
3. Kostenreduktion: Die Digitalisierung führt zu einer Reduzierung von Papier- und Lagerkosten, da weniger physische Dokumente benötigt werden. Auch der Platzbedarf für Aktenordner und -schränke wird reduziert. Dies trägt dazu bei, die Betriebskosten zu senken.

In drei Schritten zum digitalen Workflow

Schritt 1: Digitalisierungsgrad ermitteln

In der ersten Phase sollte der aktuelle Stand des Digitalisierungsgrades des Unternehmens analysiert werden. Dazu ist zu untersuchen, welche Tools und Programme bereits in Gebrauch sind und manuelle Prozesse identifiziert werden, die digitalisiert werden könnten.

Schritt 2: Digitalisierungspotenzial identifizieren

Nachdem der aktuelle Stand ermittelt wurde, gilt es, das Digitalisierungspotenzial zu identifizieren. Dazu werden Geschäftsprozesse auf ihr Digitalisierungspotenzial hin untersucht – vor allem solche mit vielen manuellen Tätigkeiten. Kosten- und Prozessanalysen können hierbei nützlich sein.

Schritt 3: Digitalisierungsmaßnahmen einleiten

Nun gilt es, einen klaren Maßnahmenkatalog oder eine Roadmap zu erstellen. Am besten wird dabei mit den Prozessen begonnen, die den höchsten Nutzen versprechen, um die Digitalisierung gezielt voranzutreiben. Wichtig ist, nicht zu viele Ressourcen auf einmal zu binden und in kleinen Schritten vorzugehen. So können Arbeitsabläufe nach und nach umgestellt und optimiert werden und nachhaltig zum Erfolg und Wachstum des Unternehmens beitragen.

Digitalisierung als fortlaufender Prozess

Eine Digitalisierungsstrategie sollte als kontinuierlicher Prozess verstanden werden, der nie abgeschlossen ist. Ähnlich wie Mitarbeiter sich ständig weiterbilden müssen, um in einer sich rasch verändernden Arbeitswelt erfolgreich zu sein, sind Unternehmen dazu verpflichtet, ihre Arbeitsprozesse kontinuierlich zu optimieren – dies geschieht durch den Einsatz von Software, Tools und Anwendungen. Daher sollte die Digitalisierungsstrategie nicht als einmaliges Projekt, sondern als langfristige Begleitung über die Jahre hinweg betrachtet werden.